Empreendedor: você está gerenciando ou apagando incêndio?

Por Gestão na Prática Publicado 08/08/2019 às 12h44 Atualizado 23/02/2023 às 19h49

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Olá!

Hoje iremos falar sobre Gestão de processos, conhecer a importância de enxergar as interfaces do seu empreendimento como um todo e não por partes. Vem comigo e “Leiture-se” no texto a seguir.

Lá vem!
Lá vem mais um “termo” de Gestão, mas afinal: Por que tantos termos, se o que eu preciso é da prática da vida real para melhorar meus resultados?
Quem nunca pensou isso ao ler um artigo ou matéria sobre Gestão? Sim, temos muitos termos, muitos nomes, mas ao contrário do que possa imaginar, todos essas tipificações estão relacionadas ao processo de maturidade da gestão do seu negócio.

Como assim?
Cada empresa, cada negócio, cada perfil empreendedor reflete no nível de evolução contínua da gestão, porém independente do porte ou segmento, a gestão de processos pode ser uma aliada no novo modelo construtivo de produção de um produto/serviço, gerando avanços importantes, uma espécie de mudança cultural que impacta significativamente em seus resultados.

Mas antes de abordarmos a Gestão de Processos, vamos entender como algumas pessoas enxergam e entendem a empresa…

E os processos? E as interfaces? E as entradas e saídas? E as etapas dos processos? Onde começam e onde terminam? Como enxergar o todo e não as partes?

Pensando sobre todas essas reflexões que iremos comentar as principais etapas da Gestão por Processos, serviços ou produtos da sua organização, e posteriromente apresentar a ferramenta primordial, o PDCA.

Principais etapas da Gestão por Processos

OK! Essas etapas estão lindas, mas como aplicar em meu negócio? Eu e minha equipe conseguimos fazer isso? Preciso de ajuda? Mas meu negócio é pequeno e familiar, isso é aplicável?

Sim para todas essas perguntas. Caso a situação financeira, não permita neste momento a contratação de um profissional para ajudá-lo nessa etapa, hoje temos a internet que pode te dar um direcionamento, e com o trabalho em equipe, seja em uma empresa familiar ou de pequeno/médio porte, onde tem pessoas unidas em prol da solução dos problemas, o resultado acontecerá.

Lembre-se: Juntos somos mais forte, e ninguém melhor que os gestores e os colaboradores para entenderem o processo, vocês apenas precisam parar e olhar para ele de uma maneira mais racional e profissional.

Como podemos aplicar?
Um método simples e visual é a Gestão à vista (figura abaixo), cada etapa descrita acima pode ser feita e analisada através de dinâmicas em grupo, reuniões para tratativas, utilizando-se de post-it’s (esses papeizinhos coloridos), e após encontrarem o direcionamento que faz sentido a realidade da sua empresa podem ser estabelecidas as ações.

Conforme as ações forem impactando em resultados para a empresa, assim gerando o amadurecimento para seu negócio, é importante buscar profissionais especializados para lhe auxiliar e continuar inserirndo ”novas” boas práticas de Gestão que possam elevar continuamente os seus resultados.

OK, e o tal do PDCA?
Pensa numa ferramenta simples e de fácil aplicação e o mais importante, é aplicável em todo tipo e segmento de negócio, desde um sapateiro que empreende no fundo de quintal até uma multinacional, a efetividade está na disciplina em tomar as decisões nesta BASE PDCA.

O ciclo do PDCA é utilizado para controlar o processo, com as funções básicas. Para cada uma dessas funções existe uma série de atividades que devem ser realizadas. Segue abaixo o detalhamento dessas etapas.

1) Planejamento (Plan- P)= Esta fase consiste em fazer um plano, estabelecer as metas e os métodos utilizáveis para alcança-los, definindo um padrão e os itens que serão controlados.

2) Execução (Do-D)= Executa-se o processo conforme o planejamento, com os colaboradores selecionados e treinados para o objetivo definido na etapa anterior, nesta etapa também é feita a coleta de dados apra a etapa seguinte.

3) Checar (Check-C) – São coeltados os dados e comparados com as metas que foram planejadas na primeira etapa, nesta fase é feito a análise dos resultados apra definir se há necessidade e quais são as ações corretivas que necessitam ser implantadas.

4) Ação (Act-A) = São feitas as correções necessárias para que os problemas identificados na etapa anterior não se repitam.

Após analisarmos a figura do PDCA e o detalhamento, podemos compreender que a cada etapa realizada, esse ciclo “roda”e uma gestão que monitora e acompanha essas etapas é uma gestão que não vive apagando incêndio, mas gerencia resultados.

Mas o que pode dar errado ao utilizar o PDCA?

– Fazer sem planejar;

– Definir metas, mas não definir os métodos para atingi-lás;

– Definir metas, métodos, mas não delegar os responsáveis por cada etapa;

– Imobilizar o planejamento;

– Fazer e não verificar;

– Fazer, verificar e não incorporar no sistema;

– Parar após a primera “rodada / volta”do PDCA;

– Não definir durante o planejamento, os meios de avaliação.

Conclusão

– Gestão de processos auxilia na estabilização de manter a rotina de um processo, permitindo buscar melhoria no desempenho dos resultados;

– Controle deve ser realizado de forma sistemática e padronizada;