Organização de eventos: “Desafiador, mas também apaixonante”

Por trás de bom um evento, independentemente do segmento, há sempre alguém que centraliza as responsabilidades e garante a realização dos processos para que tudo saia como o planejado. Essa é a função de um organizador de eventos, cujo dia foi celebrado nesta semana, no último dia 30. O Maringá e Região Convention & Visitors Bureau reúne empresas do setor filiadas. É um segmento extremamente importante que compõe o trade turístico de eventos e negócios.

“Comparo um evento a uma orquestra onde todos os envolvidos devem estar afinados sob a regência de um maestro, nesse caso um profissional especializado, capacitado e atuante para cuidar e executar as exigências e características do projeto que será desenvolvido”. Essa é a afirmação da proprietária da CR Eventos, empresa filiada ao Convention, Renata Diogo. Segundo ela, organizar um evento é a arte de administrar detalhes, aliado ao bom senso, capacidade de suprir necessidades com agilidade e, muitas vezes, descrição. “Contratar um profissional da área não deve ser considerado custo, mas sim investimento”, destaca Renata. Há 20 anos no mercado, a CR Eventos atende o segmento de eventos corporativos, científicos ( como congressos), esportivos e sociais.

A Tasa Eventos, empresa também filiada ao Maringá CVB, nasceu em Maringá em 2003 e atualmente organiza eventos em diversas capitais do país, inclusive na Europa. É vencedora de 12 Jacarés do Prêmio Caio, a mais importante premiação do mercado de eventos do Brasil. Segundo o CEO da Tasa, Takao Sato, eventos são complexos, e dependem de uma série de fatores e detalhes para serem bem sucedidos. Requer um bom planejamento e principalmente profissionalismo. “Muitos eventos não dão certo porque não tem um bom planejamento ou simplesmente porque os contratantes ignoram a opinião do profissional organizador de eventos”. Sato explica que organizar um evento sem um profissional da área pode gerar resultados negativos. Para ele, organizar eventos é “desafiador, mas também apaixonante”.

O diretor da VQV Eventos, filiada ao Convention, Michael Tamura, afirma que a empresa é focada em eventos corporativos onde tenta realizar para os clientes eventos que gerem experiências positivas com as marcas. Segundo ele, esse é o principal diferencial que um organizador de eventos precisa ter: gerar experiências. “O profissional da empresa está focado em coisas estratégicas relacionadas à empresa como relacionamento e não tem tempo de se preocupar com ações operacionais do evento, além de não ter a experiência de fazer”.

Segundo Paola Incerti, diretora de eventos da Bússola Eventos, empresa filiada ao Convention, contratar um organizador de eventos é fundamental para otimizar os resultados. “Nós temos que ter um olhar crítico para empregar da melhor forma possível os recursos, para que o evento seja realizado dentro do previsto”. A Bússola Eventos recebeu o Selo de Qualidade no Turismo do Sebrae.

Para a proprietária da Amici Gestão de Eventos, empresa filiada ao Maringá CVB, Danielle Cenerini, o gestor de eventos é responsável por entregar a melhor experiência para os convidados e para o contratante. “Isso quer dizer orientar seus clientes para os melhores fornecedores, auxiliar com o melhor orçamento, atualizá-los quanto às práticas e tendências atuais de mercado, supervisionar montagem, entrega e desmontagem”.

A rotina de um organizador de eventos implica no desenvolvimento de um planejamento estratégico. Para Paola Incerti, quando o profissional executa todas as etapas de um planejamento estratégico e cria um plano de viabilidade para o evento, os riscos diminuem. Takao também enfatiza necessidade de trabalhar com planejamento. “É preciso estar sempre atento ao ‘cronograma, ter muita dedicação e comprometimento”, afirma. São inúmeras atribuições ao profissional de eventos e, segundo Daniele, uma boa formação, dedicação e entrega ao trabalho é primordial. “É um meio que exige muito foco e muita proatividade”.

O Maringá e Região Convention & Visitors Bureau reúne dez empresas do setor filiadas, são elas CR Eventos, Euphoria, Fávaro Eventos, MLG Comunicação & Eventos, Tasa Eventos, VQV Publicidade E Eventos, Bússola Eventos, Ticomia Paraná, Versati Eventos e Amici Gestão De Eventos.

Foto: Ilustrativa/Pixabay